En el contexto actual, donde la gestión laboral eficiente y el cumplimiento normativo son factores clave en la estrategia de cualquier empresa, es esencial recordar que la transparencia y la comunicación con la representación legal de los trabajadores (RLT) no son opcionales, sino obligaciones legales expresas.
En virtud del Estatuto de los Trabajadores (ET) y otra normativa sectorial y europea, las empresas están sujetas a deberes concretos de información, consulta y documentación frente a los órganos representativos de la plantilla. El incumplimiento de estas obligaciones puede derivar en sanciones administrativas, impugnación de decisiones empresariales e incluso consecuencias reputacionales o judiciales.
Este documento tiene por objeto ofrecer a empresas y responsables de Recursos Humanos (RRHH) un resumen profesional, actualizado y operativo sobre las principales materias sobre las que se debe informar a la representación legal de los trabajadores, con su periodicidad y alcance, conforme a la legislación laboral española vigente.
¿A quién deben dirigirse estas obligaciones legales?
Las obligaciones de información recaen sobre:
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- Delegados de personal (en empresas de 10 a 49 trabajadores).
- Comités de empresa (a partir de 50 trabajadores).
- Delegados sindicales (designados por los sindicatos con representación, según lo dispuesto en la Ley Orgánica de Libertad Sindical).
Es fundamental revisar si la empresa cuenta con alguno de estos órganos, ya que la existencia de la obligación no depende de si la empresa reconoce formalmente al órgano, sino de si se ha constituido conforme a derecho.
Obligaciones legales principales de información y consulta
A continuación, se detallan las materias de información obligatoria, con su base legal y periodicidad orientativa que principalmente se encuentra regulado en el artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores.
1. Situación económica y financiera de la empresa
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- Base legal: Art. 64.1 ET.
- Contenido: Cuentas anuales, balance, cuenta de resultados, memoria, informes de auditoría.
- Periodicidad: Al menos una vez al año.
- Observación: Si la empresa pertenece a un grupo, debe informarse sobre la situación consolidada.
2. Evolución del empleo
Contenido: Altas, bajas, previsiones de plantilla, tipos de contratos, jornadas, distribución de empleo por sexo y edad.
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- Periodicidad: Trimestral (información general) o puntual (nuevas contrataciones).
- Importancia: Facilita el control del cumplimiento de la normativa de contratación y permite detectar posibles abusos en temporalidad.
3. Contratación a través de terceros
Contenido:
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- Contratos de duración determinada y temporales.
- Cesiones de trabajadores por ETT.
- Empresas contratistas o subcontratistas que actúen en el centro de trabajo.
- Periodicidad: Inmediata o cada vez que se formalicen nuevas contrataciones o contratas (art. 64.4 ET y art. 42 ET).
- Relevancia: Especial atención por parte de la Inspección de Trabajo a la cesión ilegal de trabajadores.
4. Horas extraordinarias
Contenido: Número de horas extra realizadas por trabajador/a, causas, retribución o compensación.
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- Periodicidad: Mensual.
- Base legal: Art. 35.5 ET.
- Recomendación: Llevar control documental riguroso, especialmente si se usa software de fichaje.
5. Planes de formación
Contenido: Acciones formativas previstas, modalidad, colectivos destinatarios, recursos asignados.
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- Periodicidad: Anual o cuando se apruebe/revise el plan.
- Observación: El acceso equitativo a la formación puede ser revisado por la RLT y formar parte del plan de igualdad.
6. Prevención de riesgos laborales
Contenido:
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- Evaluación de riesgos.
- Planificación de la actividad preventiva.
- Resultados de los reconocimientos médicos (anónimos y estadísticos).
- Información sobre accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
- Periodicidad: Según planificación preventiva; inmediata en caso de accidente grave.
- Base legal: Ley 31/1995 y art. 33–36 del Reglamento de los Servicios de Prevención.
7. Modificaciones organizativas relevantes
Contenido:
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- Cambios en la estructura de la empresa.
- Traslados colectivos.
- Modificaciones sustanciales de condiciones de trabajo.
- Expedientes de regulación de empleo (ERTE/ERE).
- Obligación: Consulta previa y no meramente informativa.
- Consecuencia del incumplimiento: Nulidad del procedimiento o de las medidas adoptadas.
8. Política salarial y retributiva
Contenido:
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- Estructura salarial.
- Retribución media desglosada por grupo profesional, sexo y categoría.
- Base legal: Art. 28.2 ET (igualdad salarial y brecha de género).
- Periodicidad: Al menos anual; obligatoria para empresas de 50 o más trabajadores.
- Plan de igualdad y registro salarial.
9. Planes de igualdad y conciliación
Contenido:
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- Diagnóstico de situación.
- Medidas de conciliación.
- Protocolo de acoso.
- Obligación: Empresas de 50 o más trabajadores deben contar con un plan de igualdad aprobado tras negociación obligatoria con la RLT.
- Frecuencia: Revisión obligatoria cada 4 años o al producirse cambios relevantes.
10. Digitalización, vigilancia y desconexión digital
Contenido:
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- Implantación de sistemas de control laboral (videovigilancia, geolocalización, IA, etc.).
- Políticas de uso de dispositivos digitales.
- Derecho a la desconexión digital.
- Base legal: Ley Orgánica 3/2018 y ET art. 20 bis.
- Obligación: Información y consulta previa.
Información vs. Consulta
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- Información: Transmisión de datos o documentos. No implica negociación.
- Consulta: Implica diálogo previo, intercambio de argumentos y posibilidad de formular propuestas antes de adoptar decisiones.
En muchas materias, la ley exige consulta previa y efectiva (no una mera notificación a posteriori). Eludir este trámite puede tener efectos jurídicos invalidantes, especialmente en medidas colectivas.
Consecuencias del incumplimiento
Las empresas que incumplen estas obligaciones se exponen a:
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- Sanciones administrativas: Según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), puede calificarse como infracción grave (hasta 7.500 €) o muy grave (hasta 225.018 €).
- Impugnación de decisiones empresariales: Un ERTE, una modificación colectiva o un despido pueden ser anulados por falta de consulta.
- Responsabilidad reputacional y conflictividad laboral.
Además, el incumplimiento reiterado de estos deberes puede ser utilizado como indicio de mala fe negocial ante tribunales.
Recomendación profesional
Desde el punto de vista de la gestión legal y preventiva, recomendamos a las empresas:
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- Revisar periódicamente sus obligaciones legales de información y consulta con la ayuda de su asesoría laboral.
- Establecer un calendario anual de cumplimiento con documentación acreditativa de cada entrega de información.
- Formalizar actas de reuniones con la RLT y conservar acuses de recibo.
- Fomentar una cultura de transparencia y colaboración estructurada con la representación de los trabajadores.
Cumplir con estas obligaciones no solo es un imperativo legal: es una herramienta de gestión eficaz para anticipar conflictos, generar confianza y mejorar el clima laboral, aspectos cada vez más valorados tanto por los trabajadores, como por las administraciones.
Sobre el autor:
Abogada. Socia Responsable Área Laboral
Sammos Legal Abogados