La mayoría de las sanciones que vemos en el despacho tras una Inspección de Trabajo en PYMES, no vienen de empresas que quieran defraudar. Vienen de papeles mal hechos, de un registro horario que nadie revisa desde hace dos años y de esa frase que se repite en tantas pymes: «aquí siempre lo hemos hecho así».
El problema es que la Inspección de Trabajo en PYMES ya no llega solo cuando alguien denuncia. Cada vez más actuaciones nacen de cruces de datos entre la Tesorería General de la Seguridad Social, la Agencia Tributaria y el SEPE. Es decir: el expediente puede empezar sin que nadie haya llamado a tu puerta.
A continuación repasamos los fallos que más se repiten en empresas de menos de 50 trabajadores, qué le cuestan a la empresa y cómo se corrigen antes de que llegue el acta.
¿Qué está mirando la Inspección de Trabajo en PYMES ahora mismo?
El Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social 2025-2027, publicado en el BOE en septiembre de 2025, marca las prioridades del organismo para este trienio: tiempo de trabajo y horas extra, falsos autónomos y plataformas, temporalidad y contratos fijos discontinuos sin intermitencia real, uso fraudulento del periodo de prueba, contratación a tiempo parcial, teletrabajo (incluido el internacional), igualdad retributiva y prevención de riesgos laborales.
Además, el plan viene con refuerzo de plantilla inspectora e inversión en herramientas informáticas.
Traducido a la práctica: más actuaciones, mejor dirigidas y con más información previa sobre tu empresa de la que imaginas.
Un registro de jornada que no se sostiene
Es, con diferencia, el fallo número uno. No hablamos solo de no tenerlo: hablamos del Excel que se rellena a final de mes, de las plantillas donde los quince trabajadores fichan de 9:00 a 18:00 clavado todos los días del año, o del cuadrante que no coincide con las nóminas ni con los correos enviados a las nueve de la noche.
No llevar el registro diario de jornada, o llevarlo de forma no fiable, es infracción grave (art. 7.5 LISOS), con multa de 751 a 7.500 euros por centro de trabajo. Y no es la única factura: cuando el registro no existe o no es creíble, la empresa pierde su principal prueba en un juicio por horas extra y el juzgado tiende a dar credibilidad a la versión del trabajador.
Conviene recordar que el real decreto de registro horario digital sigue pendiente de aprobación tras el dictamen del Consejo de Estado de marzo de 2026.
La obligación vigente es la del RDL 8/2019, que sigue admitiendo formatos no digitales siempre que sean fiables, invariables y conservados cuatro años. Esperar al nuevo decreto para ponerse al día es un mal cálculo: la norma actual ya se está sancionando.
Horas extra que no se pagan, no se cotizan y no se registran
Van de la mano del punto anterior. El límite general son 80 horas extraordinarias al año, deben cotizar y, si se compensan con descanso, la compensación debe hacerse dentro de los cuatro meses siguientes y quedar documentada.
El error habitual en pymes es el «ya te lo compenso cuando haya menos faena», sin rastro escrito. Si la Inspección de Trabajo en PYMES detecta desajuste entre registro, nóminas y cotización, el resultado suele ser doble: acta de infracción y acta de liquidación de cuotas, con recargo.
Contratos temporales redactados con fórmulas genéricas
Tras la reforma de 2021, la causa de temporalidad debe constar en el contrato con precisión: circunstancia concreta, conexión con la actividad y duración prevista. Poner «aumento de producción» a secas ya no basta.
Lo mismo pasa con el fijo discontinuo, que se ha convertido en el nuevo comodín. Si no hay estacionalidad ni intermitencia real, la Inspección puede requerir la conversión a indefinido ordinario. Y el periodo de prueba usado como despido barato, con extinciones sistemáticas al mes y medio, está expresamente en el punto de mira del plan inspector.
Falsos autónomos
Sigue siendo una de las campañas más activas, y no solo respecto a las plataformas digitales. Afecta a comerciales, diseñadores, instaladores, fisioterapeutas o programadores que facturan mes a mes pero trabajan con horario de la empresa, con sus medios, bajo sus instrucciones y en exclusiva.
Aquí la factura es la más alta de todas: alta de oficio, liquidación de cuotas de los últimos cuatro años con recargo, sanción por falta de alta que puede alcanzar los 12.000 euros por cada trabajador afectado (art. 22.2 LISOS) y, con frecuencia, una demanda por despido cuando la relación se rompe. Unido a que la pérdida de bonificaciones y ayudas es un extra habitual.
Contratos a tiempo parcial con jornada real de completa
El clásico del comercio y la hostelería: contrato de 20 horas y jornada efectiva de 35.
Es un fraude fácil de detectar en cuanto se cruza el registro horario con el TC2, y arrastra liquidación de diferencias de cotización más sanción. Por otro lado en los tiempos que corren en que las comunicaciones empresa y trabajadores frecuentemente se hacen por Whattsapp, enviando cuadrantes horarios y comentarios por este medio las pruebas de estos incumplimientos han encontrado en la mensajería instantánea su principal aliado.
Si además se pactan horas complementarias sin acuerdo escrito específico o sin respetar el preaviso, se acumula una segunda infracción.
La prevención de riesgos como carpeta que nadie abre
Muchas pymes contratan un servicio de prevención ajeno, archivan el informe y dan el tema por resuelto.
La Inspección de Trabajo en PYMES ya no se conforma con el cumplimento meramente formal y se interesa por otros aspectos sancionables: si la evaluación de riesgos está actualizada tras los cambios en puestos o instalaciones, si cada trabajador tiene formación acreditada de su puesto concreto, si se ofreció la vigilancia de la salud, si se entregaron los EPI con recibí firmado y si existe coordinación de actividades empresariales con las contratas que entran en el centro.
Este bloque tiene su propio régimen sancionador, mucho más duro: las infracciones graves en materia de prevención llegan hasta 49.180 euros y las muy graves hasta 983.736 euros. La campaña sobre caídas en altura está siendo especialmente intensa en 2026, incluso en trabajos de apariencia menor.
Documentación de igualdad que se descarga de internet
Aquí hay mucha confusión sobre qué obliga a quién. Con independencia del tamaño, toda empresa debe tener registro retributivo actualizado y protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo. A partir de 50 personas en plantilla se suman el plan de igualdad negociado y registrado, el canal interno de información de la Ley 2/2023 y el plan LGTBI del RD 1026/2024.
El error típico no es la ausencia total del documento, sino la plantilla genérica descargada de internet, sin datos reales, sin negociación con la representación de las personas trabajadoras y sin registro. En una actuación inspectora eso equivale prácticamente a no tener nada.
Teletrabajo sin acuerdo escrito
Si el trabajo a distancia alcanza el 30 % de la jornada en un periodo de referencia de tres meses, hay que formalizar acuerdo escrito con el contenido mínimo de la Ley 10/2021: inventario de medios, gastos y su compensación, horario, medios de control, centro de referencia. Sin ese acuerdo, la Inspección puede sancionar y, además, la empresa se queda sin defensa frente a reclamaciones de gastos.
Atención al teletrabajo internacional: si un trabajador presta servicios desde otro país para tu empresa, la Inspección puede revisar dónde se cotiza. Es un foco expreso del plan vigente.
Improvisar el día de la visita y no reaccionar al acta
Dos errores de gestión que cuestan tanto como los de fondo.
El primero: entregar documentación a bulto, sin revisarla, o dar explicaciones verbales contradictorias con lo que dicen los papeles. Colaborar es obligatorio y negarse constituye infracción por obstrucción, pero colaborar no significa improvisar. Lo razonable es designar un interlocutor único, pedir por escrito qué documentación se requiere y en qué plazo, y revisarla antes de entregarla.
El segundo: recibir el acta y pagarla «para quitárselo de encima». Los hechos constatados por el inspector gozan de presunción de certeza, y esa acta puede acabar aportada en el juzgado de lo social por los propios trabajadores. Antes de pagar hay que valorar el efecto reflejo. Hay 15 días hábiles para presentar alegaciones desde la notificación del acta, y un mes para recurrir en alzada la resolución sancionadora. Son plazos cortos y de caducidad: perderlos cierra la vía de defensa.
¿Puedo impedir que el inspector entre en mis oficinas? La nueva doctrina del Supremo
Aquí hay novedad importante, y conviene explicarla con precisión porque se está contando de forma muy simplificada.
Hasta ahora la regla era clara: el artículo 13.1 de la Ley 23/2015 permite a los inspectores entrar libremente, en cualquier momento y sin previo aviso, en todo centro de trabajo, con una única excepción expresa, que el centro coincida con el domicilio de una persona física. En ese caso hace falta consentimiento del titular o autorización judicial.
La Sentencia del Tribunal Supremo 441/2026, de 14 de abril(Sala de lo Contencioso-Administrativo, rec. 3188/2025) cambia ese esquema. El caso: en octubre de 2024 la Inspección accedió, con auxilio de la Policía Nacional, a una nave de Foios (Valencia) que era a la vez centro de trabajo y domicilio social de la mercantil. No hubo registro ni incautación de documentación, solo entrada y permanencia. El TSJ de la Comunitat Valenciana avaló la actuación. El Supremo la anula.
El razonamiento tiene dos piezas. La primera: que no se registrara ni se llevaran documentación es irrelevante, porque la exigencia constitucional del artículo 18.2 CE se activa con la mera entrada, no con lo que la Administración haga después. La segunda: el artículo 13.1 guarda silencio sobre el domicilio de las personas jurídicas, y ese vacío se integra aplicando directamente la Constitución.
Conclusión: si el centro de trabajo coincide con el domicilio social y no existe separación física clara entre ambos espacios, la Inspección necesita consentimiento expreso o autorización judicial.
¿Qué significa esto de verdad para tu empresa?
Antes de cambiar el protocolo de la empresa, tres advertencias que no siempre se cuentan.
Es una sola sentencia. Para que exista jurisprudencia en sentido técnico hace falta un segundo pronunciamiento en el mismo sentido. El Ministerio de Trabajo ya ha pedido a la Abogacía del Estado que plantee incidente de nulidad, y los sindicatos de inspectores han manifestado que seguirán actuando como hasta ahora mientras el criterio no se consolide. El escenario, hoy, es de inseguridad: no de vía libre.
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La protección no alcanza a toda la empresa. Lo que la doctrina constitucional protege son los espacios de dirección y de custodia de documentación reservada. Si existe una separación física acreditable entre la zona productiva y las oficinas de dirección, el acceso a la zona de trabajo puede seguir siendo libre. Merece la pena documentar esa separación: planos, escrituras, contratos de arrendamiento.
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Oponerse no es lo mismo que obstruir. Negar el consentimiento a la entrada en un espacio protegido es ejercer un derecho fundamental. Impedir físicamente la actuación, ocultar documentación, no comparecer a una citación o desatender un requerimiento posterior sigue siendo infracción por obstrucción. Y la Inspección conserva otras vías: citación en sus oficinas y requerimiento electrónico de documentación. La entrada denegada rara vez cierra el expediente; solo lo desplaza.
En la práctica, la actuación razonable es: identificar al inspector y su acreditación, preguntar el objeto y el alcance de la visita, delimitar a qué dependencias pretende acceder, y decidir con criterio. Si se opta por no consentir el acceso a las zonas de dirección, hay que hacerlo constar por escrito en ese momento, con calma y sin obstaculizar nada más. Ese documento es lo que después permite impugnar la actuación por la vía especial de protección de derechos fundamentales o pedir la nulidad de la prueba obtenida.
Nuestra recomendación es sencilla: si tu domicilio social está en el mismo local donde trabajáis, llama a tu abogado antes de decidir sobre la marcha. La diferencia entre alegar un derecho fundamental y cometer una infracción por obstrucción se juega en cinco minutos y en cómo se documenten.
La revisión que evita casi todo lo anterior
Una auditoría laboral interna de una mañana detecta la mayor parte de estos fallos.
El guion básico: contrastar registro horario contra nóminas y TC2 de los últimos tres meses; revisar la causa escrita de cada contrato temporal y fijo discontinuo; listar las personas que facturan como autónomos y aplicar los indicios de laboralidad; comprobar fechas de evaluación de riesgos, formación y entrega de EPI; verificar acuerdos de teletrabajo; y revisar registro retributivo y protocolos obligatorios.
Corregir antes de la visita casi siempre es barato. Corregir después del acta, casi nunca.
Preguntas frecuentes sobre Inspección de Trabajo en PYMES (FAQS)
¿La Inspección de Trabajo en PYMES avisa antes de venir?
No necesariamente. Puede personarse sin previo aviso en el centro de trabajo, citar a la empresa a comparecencia en las oficinas de la Inspección o requerir documentación por medios electrónicos. Las tres vías son igual de válidas.
¿Puedo negarme a entregar documentación o a que el inspector hable con la plantilla?
No. La negativa o la dilación injustificada se tipifica como obstrucción a la labor inspectora y tiene sanción propia, que se acumula a la del fondo del asunto.
¿Y puedo negarme a que entre en las oficinas?
Depende del espacio. Según la STS 441/2026, de 14 de abril, si el centro de trabajo coincide con el domicilio social y no hay separación física clara, la entrada exige autorización judicial.
Es una sentencia única, todavía recurrida y no consolidada como jurisprudencia, así que la decisión debe tomarse caso por caso y dejando constancia escrita.
La propia Inspección de Trabajo ha hecho saber que no aceptan este criterio del Tribunal Supremo.
¿Cuánto puede sancionar la Inspección de trabajo a una pyme?
En materia laboral y de Seguridad Social, las infracciones leves van de 70 a 750 euros, las graves de 751 a 7.500 y las muy graves de 7.501 a 225.018. En prevención de riesgos los tramos son mucho más altos. Además, las sanciones se imponen con frecuencia por cada trabajador afectado.
¿Qué hago si ya he recibido un acta de infracción?
Tienes 15 días hábiles para alegar y aportar prueba. Es el momento con más recorrido de todo el procedimiento, porque después la discusión se estrecha mucho.
¿Necesitas revisar la situación laboral de tu empresa antes de que lo haga la Inspección?
En SAMMOS Legal llevamos más de veinte años acompañando en Inspección de Trabajo en PYMES, redactando alegaciones a actas y recursos, y realizando auditorías laborales preventivas. Escríbenos y valoramos tu caso sin compromiso.
Sobre el autor:
Abogada. Socia Responsable Área Laboral
Sammos Legal Abogados
